Финансовый директор

Как внедрить изменения в систему бюджетирования компании

141
Как внедрить изменения в систему бюджетирования компании
Если результаты работы за год показали, что действующая система бюджетирования нуждается в дополнениях или изменениях, воспользуйтесь нашими рекомендациями. Они подскажут, как правильно спланировать внедрение изменений, как вовремя их реализовать и проконтролировать их эффективность.

Как внедрить изменения в систему бюджетирования компании

Изменения в системе бюджетирования не происходят сами по себе: кто-то должен их инициировать, реализовать и контролировать.

Определите для своей компании, что предстоит делать в рамках планирования, внедрения и контроля изменений (см. пример). Назначьте ответственных.

Как планировать изменения в системе бюджетирования

Если бюджетный комитет компании решил, что нужны изменения в системе бюджетирования, составьте план действий:

  • кто в какие документы и в какие сроки какие изменения внесет;
  • как согласовывать изменения с участниками смежных процессов;
  • как изменения отразятся в автоматизированной системе бюджетирования и других управленческих процессов.

У возможных изменений системы бюджетирования разная степень существенности. Решения по ним могут принимать лица на разных организационных уровнях компании.

Закрепите в регламенте, как утверждать и вносить правки в систему бюджетирования. Укажите, какие изменения на каком уровне следует принимать: кто их инициирует, кто разрабатывает, кто утверждает, в какие внутренние документы и разделы допустимо вносить корректировки и как часто:

  • бюджетные статьи и справочники можно корректировать ежеквартально. Изменения утверждает руководитель планово-экономического управления. Справочники закреплены в приложениях к регламентам. Так, править или дополнять нужно только приложения, не касаясь самих документов;
  • бюджетную политику и методики планирования меняют не чаще чем раз в полгода. При этом необходимо вносить изменения и в управленческий учет. Изменения утверждает финансовый директор;
  • изменения в финансовой структуре и бюджетной модели утверждают топ-менеджеры компании.

Если в компании меняют бизнес-процессы и автоматизируют их, необходимо скорректировать бюджетный регламент и согласовать с участниками бюджетного процесса.

Если изменения системы бюджетирования существенны, предположим, при автоматизации, выделите их в отдельный проект. Оцените затраты компании и сравните с эффектом, который она получит. Пригласите консультантов или запланируйте дополнительные трудозатраты сотрудников, которые участвуют в проекте.

Формула. Расчет коэффициента рентабельности инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы

Как внедрить изменения в систему бюджетирования компании

Используемые обозначения

Расшифровка

Единицы измерения

Источник данных

ROIERP

Рентабельность инвестиций по проекту внедрения комплексной информационной системы (Return on investment)

%

Результат расчета

P

Выгоды от внедрения комплексной информационной системы

руб.

Оцениваются экспертно

TCO

Совокупная стоимость владения комплексной информационной системой (Total cost of ownership)

руб.

Включает как первоначальные затраты (на внедрение), так и все последующие расходы (на эксплуатацию, доработку и т. п.)

Как реализовывать изменения в системе бюджетирования

Чтобы преобразовать систему бюджетирования и преодолеть сопротивление персонала, воспользуйтесь методологией управления изменениями Джона Коттера. Рекомендованные им шаги можно представить так:

  • обоснуйте сотрудникам необходимость изменений, объясните, почему по-старому работать нельзя;
  • вовлеките в процесс корректировки системы бюджетирования топ-менеджеров, которые принимают решения в компании. Иначе успешно реализовать проект не удастся;
  • сформируйте план действий и определите целевые критерии: чего нужно добиться;
  • проинформируйте персонал компании об изменениях: организуйте электронные рассылки, опубликуйте на сайте компании информацию о сути обновлений;
  • обучите сотрудников работать в автоматизированной системе по скорректированным методикам и регламентам;
  • проанализируйте процесс реализации изменений и устраните факторы, которые ему препятствуют;
  • протестируйте изменения на выделенном участке – организуйте пилотный проект, чтобы получить быстрый результат и отзывы участников бюджетирования;
  • проконтролируйте введение изменений, не допускайте, чтобы сотрудники использовали старые схемы работ;
  • закрепите новые правила в документах, которые регламентируют работу сотрудников, – должностных инструкциях, положениях и т. д.

Как контролировать изменения в системе бюджетирования

Проверяйте, как реализовали принятые изменения в системе бюджетирования. Нельзя допустить, чтобы они остались только на бумаге, а сам процесс шел по-старому, или чтобы они не соответствовали плану.

Определите контрольные точки для выборочных проверок. Предположим, по новым правилам бюджетного контроля, чтобы совершить платежную операцию, нужно оформить заявку по определенной форме. Проверьте выборочно 7–10 операций: оформляют заявки или нет. Если выявите нарушения, проанализируйте причины: возможно, сотрудники не знают о нововведениях, или действуют по привычке, или форма заявки неудобна. В зависимости от причин примите меры: организуйте обучение, разошлите информацию об изменениях в процессе, оптимизируйте форму заявки, усильте административное воздействие.

Оцените эффективность изменений по выбранным критериям. Если систему бюджетирования скорректировали, чтобы она соответствовала изменениям в бизнесе и влияла на достижение бизнес-целей, оцените, достигла ли компания ожидаемых результатов.

Подготовлено по материалам ФСС «Система финансовый директор»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансистов.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.